Все проекты я разделяю на три основные категории. Внутри может быть также своя иерархия, но базово я использую три категории. Я вдохновился системой PARA, но немного доработал ее под себя.
Tasks - Список следующих действий
Список следующих действий. Каждая задачка внутри подпроектов - обезьянопонятное действие. Все задачи из этой категории собираются специальным фильтром в один список TODO
Plans - Списки с планами, ключевыми точками, спусковыми крючками итд
Тут то, что просматривается время от времени. Списки, которые нужны не чтобы спланировать следующие действия, а чтобы выгрузить из головы все идеи по теме и увидеть структуру.
Resources - Списки того, что может пригодиться
Эти списки просматриваются только при специфическом запросе. Например, когда надо выбрать идею для подарка, что посмотреть вечером или спланировать меню на неделю.