Размышления о структуре рабочего времени.
Если устраиваешься на работу на полную ставку, наивный работодатель может ждать, что ты будет 8 часов каждый день фигачить полезную работу. Однако, это не совсем так.
Я прикинул, на что обычно похоже мое рабочее время, и выделил следующие блоки. Фокусное время - время, когда я сфокусирован на какой-то задаче и ее пилю. Общение - звонки и текстовые переписки. А также переключение контекста (когда начал делать задачу, но чтобы реально начать нужно потратить N минут чтобы вгрузить в мозг о чем речь и куда двигаться).
На своем текущем этапе развития я рассматриваю фокусное время как полезную работу, общение - что-то среднее между полезной работой и отвлечением от дел, и переключение контекста как абсолютное зло.
Чтобы максимально увеличить фокусное время, мой главый прием - записывать контекст. В идеале - весь контекст должен быть в тикете на доске проекта. У меня так получается не всегда, по разным причинам, поэтому все наработки по задачам я фиксирую в заметках. Одна задача - одна заметка. Тогда вгрузить контекст по задаче получается в разы быстрее.
Чтобы общение приносило пользу, нужно развивать личную и командную культуру общения. А также я использую два приема для оптимизации общения. Первый - настройка процессов, второй - time boxing. В своей работе я стараюсь всю коммуникацию сосредоточить во второй половине рабочего дня, а первую посвящать фокусным задачам.
Переключение контекста - неизбежное зло, и оно является на все 100 паразитной тратой времени. Для борьбы с переключением контекста хорошо помогают такие техники как pomodoro и third time. Ну и также timeboxing, чтобы делать схожие задачи в одном контексте и минимизировать прерывания.
А теперь маленький пример. Допустим я работаю на двух проектах по полставки. И того по 4 часа в день на каждый проект. По каждому проекту есть дейли ~30 минут в день. Кроме дейли бывают и другие звонки. Если навскидку округлять, можно по каждому проекту примерно час времени выделить на все звонки. Кроме звонков также есть переписки. Прочитать, уточнить, договориться о встрече, выделить action items, сформулировать ответ. Минут 30 минимум по каждому проекту, это в лучшем случае. Может и 60 минут. Переключение контекста можно оптимизировать, но врятли менее чем на 30-60 минут по проекту. И того, по каждому из проектов есть в лучшем случае 2 часа а в худшем случае 1 час времени на решение серьезных вопросов. Вот вам и добрый вечер.
В случае с одним проектом на полную ставку при тех же оценках получится что чистого времени при эффективной работе уже 5-6 часов. Думаю что всем любителям работать на полставки в разных местах полезно поглядеть на эти оценки.
Reflections on the Structure of Work Time.
When you take a full-time job, a naive employer might expect you to spend all 7 hours every day doing the “productive work”. However, that’s not exactly the case.
I’ve thought about what my work time usually looks like and identified the following blocks. Focused time is when I’m concentrated on a specific task and working on it. Communication includes calls and text conversations. And then there’s context switching (when you start a task, but need to spend N minutes to load the relevant information into your brain before you can actually begin).
At my current stage of self-development, I see focused time as productive work, communication as something in between productive work and a distraction, and context switching as an absolute evil.
To maximize focused time, my main trick is documenting the context. Ideally, the entire context should be in the project ticket. This doesn’t always happen for various reasons, so I document all my task progress in notes. One task, one note. This way, it’s much faster to load the context for a task.
To make communication useful, it’s necessary to develop both personal and team communication culture. I also use two techniques to optimize communication. The first is process setup, and the second is time boxing. In my work, I try to concentrate all communication in the second half of the workday, leaving the first half for focused tasks.
Context switching is inevitable and is 100% wasted time. Techniques like Pomodoro and the Third Time method help to manage context switching. Time boxing also helps by grouping similar tasks within the same context and minimizing interruptions.
Now, here’s a small example. Let’s say I’m working on two projects, part-time, with 4 hours a day for each. For each project, there’s a daily meeting of about 30 minutes. In addition to daily meetings, there are other calls. Roughly speaking, each project takes about an hour for all the calls. Besides the calls, there are also messages—reading, clarifying, scheduling meetings, identifying action items, and formulating responses. At the very least, this takes 30 minutes per project, but it could easily be 60 minutes. Context switching can be optimized, but probably not to less than 30-60 minutes per project. As a result, you end up with, at best, 2 hours per project, and at worst, just 1 hour for solving serious issues. There you have it.
In the case of a full-time position on a single project, with the same estimates, you would get 5-6 hours of clear, productive time with effective work. I think it’s useful for all part-time workers juggling multiple jobs to take a look at these estimates.